Privacy Policy

VCCN is een actieve vereniging. We werken voor en met leden en niet-leden. We organiseren regelmatig bijeenkomsten, cursussen, congressen en andere activiteiten. Bij onze activiteiten verwerken we soms persoonlijke gegevens. We vinden het belangrijk dat je weet waarom we deze gegevens vragen en wat we ermee doen. In deze Privacy Policy leggen we dat graag uit. Heb je na het lezen nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op via info@vccn.nl.

Privacy Policy van VCCN
VCCN vindt jouw privacy belangrijk. We gaan daarom zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en nemen passende organisatorische en technische maatregelen om deze te beschermen. We verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Soms werken we samen met andere partijen die namens VCCN werkzaamheden uitvoeren. Als we daarvoor persoonsgegevens moeten delen, beperken we dit tot wat noodzakelijk is. We maken met deze partijen duidelijke afspraken over de beveiliging, verwerking en verwijdering van jouw gegevens.

We gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor je ze aan ons hebt verstrekt, waarvoor je toestemming hebt gegeven of wanneer daar een wettelijke grondslag of een gerechtvaardigd belang van VCCN voor is. VCCN houdt zich bij verwerking van persoonsgegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waar nodig brengen we privacy risico’s vooraf in kaart en nemen we maatregelen om deze risico’s te beperken.

In deze privacy policy lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe we jouw gegevens beschermen en welke rechten je hebt. Ook leggen we uit hoe je een verzoek, vraag of klacht kunt indienen.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken en met welk doel

VCCN verwerkt persoonsgegevens omdat je bijvoorbeeld lid bent of bent geweest van onze vereniging, gebruikmaakt van onze diensten, deelneemt aan een cursus of bijeenkomst, actief bent binnen een commissie of contact met ons opneemt. Ook kunnen we persoonsgegevens verwerken wanneer je werkzaam bent bij een organisatie waarmee VCCN contact heeft of wanneer je leverancier, spreker of andere betrokken professional bent. Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met VCCN te maken hebt.

Hieronder leggen we per categorie uit welke gegevens we kunnen verwerken en waarvoor we deze gebruiken:

Bij contact met de vereniging
Wanneer je contact met ons opneemt via bijvoorbeeld e-mail, telefoon of een contactformulier, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je vraag, verzoek of opmerking te behandelen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om je naam, je e-mailadres en/of telefoonnummer, je bedrijfsnaam en de inhoud van je vraag, verzoek of opmerking. We gebruiken deze gegevens om je vraag of verzoek te beantwoorden en, als dat nodig is, later contact met je op te nemen.

Websitebezoekers
Wanneer je onze website bezoekt, kunnen we technische en verkeersgegevens verwerken. Denk hierbij aan je IP-adres, browserversie, besturingssysteem en informatie over hoe je onze website gebruikt. We gebruiken deze gegevens om onze website goed te laten functioneren, de veiligheid te bewaken en onze dienstverlening te verbeteren. Wij maken geen gebruik van cookies.

Nieuwsbriefabonnees
Wanneer je je aanmeldt voor een nieuwsbrief van VCCN, verwerken we je naam en e-mailadres. We gebruiken deze gegevens om je de nieuwsbrief te versturen. Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

Leden
Als je lid wilt worden van VCCN, beoordelen we je aanmelding. In onze statuten lees je wie lid kan worden van onze vereniging. Voor het aanmelden en uitvoeren van je lidmaatschap verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn voor onze ledenadministratie, communicatie en verenigingsactiviteiten. Dit kan onder meer gaan om je naam, titulatuur, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, werkgever, functie, beroepservaring, sector, facturatiegegevens en gegevens over je deelname aan cursussen, bijeenkomsten en commissies.

We gebruiken deze gegevens om:

je lidmaatschap te administreren en je hierover te informeren;
contact met je op te nemen over relevante bijeenkomsten, cursussen, projecten en nieuws;
de jaarlijkse lidmaatschap factuur te versturen;
de netwerkfunctie van VCCN te ondersteunen;
relevante kennis en expertise binnen ons ledennetwerk te benutten;
inzicht te krijgen in ons ledenbestand voor statische en organisatorische doeleinden;
je deelname aan cursussen en bijeenkomsten en waar van toepassing in de openbare registers van opleidingen.

Ben je actief binnen VCCN? Dan kunnen we ook informatie vastleggen over je functies, commissiewerk, projecten, artikelen, onderscheidingen en andere bijdragen aan de vereniging. Dit doen we voor onze verenigingsadministratie, het vastleggen van besluitvorming en historische vastlegging. In het kader van de netwerkfunctie kunnen we je naam, functie en bedrijfsgegevens opnemen in een online ledenoverzicht. Dit overzicht is alleen toegankelijk voor ingelogde leden. Contactpersonen van bedrijfsleden kunnen door VCCN of een door ons aangewezen partij worden benaderd voor sponsor- en advertentiemogelijkheden.

Grondslag en bewaartermijn
Voor de verwerking van persoonsgegevens van leden gebruiken we, afhankelijk van het doel, verschillende grondslagen. Dit kan de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN of jouw toestemming zijn.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie bewaren we zolang de wettelijke bewaartermijn dat vereist. Gegevens die van belang zijn voor historische verslaglegging of het vastleggen van besluitvorming kunnen langer worden bewaard.

Commissieleden
VCCN heeft verschillende commissies waarin leden en soms niet-leden zich vrijwillig inzetten voor de vereniging. Binnen deze commissies delen, ontwikkelen en borgen we kennis en werken we samen aan projecten en activiteiten.

Voor deelname aan een commissie verwerken we persoonsgegevens zoals je naam, titulatuur, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, werkgever, opleidingen, werkervaring en relevante expertise. We gebruiken deze gegevens om het commissiewerk goed te organiseren, contact te onderhouden en je te informeren over relevante activiteiten en mogelijkheden binnen VCCN. Contactgegevens kunnen hiervoor worden gedeeld met andere commissieleden.

Bij deelname aan een commissie of projectgroep kunnen we informatie vastleggen over je rol, periode van deelname, projecten, publicaties en andere bijdragen aan de vereniging. Je naam kan worden vermeld in bijvoorbeeld verslagen, publicaties, op onze website of in het jaarverslag, bijvoorbeeld wanneer je een project hebt geleid of een belangrijke bijdrage hebt geleverd. Voor het vastleggen van besluitvorming en historische vastlegging kunnen we je aanwezigheid en rol tijdens vergaderingen opnemen in agenda’s, notulen, actie- en besluitenlijsten.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking is gebaseerd op je deelname aan de commissie en het gerechtvaardigd belang van VCCN om commissies goed te laten functioneren en de activiteiten van de vereniging vast te leggen. Persoonsgegevens van niet-leden bewaren we tot maximaal 5 jaar na het einde van hun deelname aan de commissie. Voor leden gelden de bewaartermijnen zoals beschreven bij leden. Gegevens die nodig zijn voor historische vastlegging of het vastleggen van besluitvorming kunnen langer worden bewaard.

Cursisten
VCCN verwerkt persoonsgegevens die je zelf aanlevert of die we van je werkgever ontvangen, bijvoorbeeld bij een cursusaanmelding, een informatieaanvraag of het aanvragen van onze cursusgids.

Voor het organiseren en uitvoeren van een cursus kunnen we onder meer je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfs- en facturatiegegevens, functie, vooropleiding, werkervaring, diploma’s en, wanneer nodig, je curriculum vitae verwerken. We gebruiken deze gegevens onder andere om je toelating te beoordelen, contact met je te onderhouden, je aanmelding en facturatie te verwerken en je toegang te geven tot cursusmateriaal. Je geboortedatum en geboorteplaats kunnen we gebruiken voor identificatie en vermelden op een diploma, certificaat of bewijs van deelname.

Tijdens een cursus kunnen we gegevens verwerken over je aanwezigheid, opdrachten, studievoortgang en (her)examens. Deze gegevens kunnen worden gedeeld met docenten en de examencommissie wanneer dit nodig is voor de beoordeling, diplomering of registratie. Als je voor een cursus in aanmerking komt voor een registratie, kunnen de daarvoor benodigde gegevens worden opgenomen in het betreffende register en, waar van toepassing, op onze website worden gepubliceerd. Ook kunnen we een pasfoto gebruiken voor een persoonlijke registratiepas.

Als je werkgever opdrachtgever is, kunnen we de contactpersoon van je werkgever informeren over je aanwezigheid, studievoortgang en resultaten. Bij een excursie, bedrijfsbezoek of activiteit op een externe locatie kunnen we je naam en andere noodzakelijke gegevens delen vanwege bijvoorbeeld veiligheidsvoorschriften. Wanneer je gebruikmaakt van een kortingsregeling, kunnen we voor die specifieke cursusaanmelding registreren dat je hiervoor in aanmerking komt. Deze informatie gebruiken we alleen voor de betreffende aanmelding en facturatie.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking van persoonsgegevens van cursisten is afhankelijk van het doel gebaseerd op de uitvoering van de cursusovereenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN of, waar nodig, jouw toestemming. We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor leden gelden de bewaartermijnen zoals beschreven bij leden.

Docenten
Als je docent bent bij een cursus van VCCN, verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn om je inzet goed te organiseren en de cursus uit te voeren. Dit kan onder meer gaan om je naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie, opleiding, werkervaring, diploma’s en, wanneer nodig, je curriculum vitae. We gebruiken deze gegevens om je geschiktheid als docent te beoordelen, afspraken te maken en contact met je te onderhouden. Ook verwerken we factuur- en betaalgegevens, zoals je bankrekeningnummer. Ben je zzp’er, dan kunnen we een geldig legitimatiebewijs vragen wanneer we wettelijk verplicht zijn je identiteit te controleren.

Tijdens je inzet kunnen we je naam koppelen aan evaluaties van cursisten. We gebruiken deze informatie om onze cursussen te evalueren en te verbeteren. Bij een klacht kunnen individuele evaluaties worden beoordeeld door de directie, het management of het bestuur. Gegevens over je inzet als docent, zoals de cursussen die je hebt verzorgd en je rol binnen VCCN, kunnen we bewaren voor onze administratie en historische verslaglegging. Neem je deel aan een excursie, bedrijfsbezoek of andere activiteit dan kunnen we de noodzakelijke persoonsgegevens delen met betrokken partijen.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking van persoonsgegevens van docenten, is afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van de docentovereenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN, of waar nodig, jouw toestemming. We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor leden gelden de bewaartermijnen zoals beschreven bij leden.

Bezoekers van bijeenkomsten
Als je een bijeenkomst van VCCN bezoekt, verwerken we persoonsgegevens die je zelf of via je werkgever aan ons verstrekt. Dit kan onder meer gaan om je naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens en facturatiegegevens. We gebruiken deze gegevens om je aanmelding te verwerken, contact met je op te nemen over de bijeenkomst, te factureren en je, waar passend, te informeren over andere relevante activiteiten van VCCN.

Als je gebruikmaakt van een kortingsregeling, kunnen we registreren dat je hiervoor in aanmerking komt. Deze informatie gebruiken we alleen voor de betreffende aanmelding en facturatie. Bij bijeenkomsten kunnen we badges gebruiken met je naam en bedrijfsnaam. De badge kan dienen als toegangsbewijs en helpt bij het netwerken. Bij sommige excursies of bedrijfsbezoeken kan het vanwege toegangs- of veiligheidseisen verplicht zijn om je badge zichtbaar te dragen. Wanneer dit voor een specifieke bijeenkomst relevant is, kunnen we je gegevens verwerken in een PE-register of -systeem. We informeren je hierover bij de betreffende bijeenkomst.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking van persoonsgegevens van bezoekers is, afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN of, waar nodig, jouw toestemming. We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor leden gelden de bewaartermijnen zoals beschreven bij leden. Gegevens die noodzakelijk zijn voor historische verslaglegging kunnen langer worden bewaard.

Contactpersonen klanten
Stuur je medewerkers naar VCCN-cursussen of bijeenkomsten, betaal je een factuur voor een cursus, bijeenkomst of (bedrijfs)lidmaatschap, of neem je contact met ons op voor een vraag, offerte of oriëntatie? Dan verwerken we jouw persoonsgegevens. Dit kan onder meer gaan om je naam, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en facturatiegegevens. We gebruiken deze gegevens om contact met je te onderhouden, offertes en overeenkomsten op te stellen en uit te voeren, facturen te versturen, onze administratie bij te houden en je, waar passend, te informeren over relevante activiteiten en nieuws van VCCN. We kunnen je gegevens ook ontvangen via een collega of andere contactpersoon binnen je organisatie. We verwerken deze gegevens alleen voor zover dit nodig is voor het betreffende doel.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking is, afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN of, waar nodig, jouw toestemming. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor financiële en fiscale gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn. Als er geen overeenkomst tot stand komt, bewaren we je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

Leveranciers
Ben je een (potentiële) leverancier van VCCN? Dan verwerken we persoonsgegevens om contact met je te onderhouden, offertes en overeenkomsten te beoordelen en uit te voeren, facturen te verwerken en onze administratie bij te houden. Dit kan onder meer gaan om je naam, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en facturatiegegevens. We kunnen deze gegevens ook gebruiken voor evaluaties en om, wanneer iemand uit ons netwerk daarom vraagt, je bedrijf onder de aandacht te brengen als we positieve ervaringen hebben. We delen je contactgegevens daarbij alleen wanneer dit passend is.

We kunnen persoonsgegevens ook verzamelen zonder dat je zelf contact met ons hebt opgenomen, bijvoorbeeld omdat we ons oriënteren op een product of dienst of omdat een collega jouw contactgegevens heeft doorgegeven. We gebruiken deze gegevens alleen voor zover dit nodig is voor het betreffende doel. Zolang er geen zakelijke relatie is, gebruiken we je gegevens niet voor nieuwsbrieven.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking is, afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VCCN of, waar nodig, jouw toestemming. Als we zaken met je doen, bewaren we persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor financiële en fiscale gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn. Als er geen zakelijke relatie tot stand komt, bewaren we je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en entertainers
Ben je als spreker, dagvoorzitter, moderator of entertainer betrokken bij een bijeenkomst van VCCN? Dan verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn om de samenwerking en bijeenkomst goed te organiseren. Dit kan onder maar gaan om je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsgegevens, curriculum vitae en foto. Je cv stemmen we met je af en gebruiken we voor de presentatie van je bijdrage aan het programma. Je naam, functie, cv en foto kunnen worden gebruikt in de communicatie rondom de bijeenkomst, een terugblik of de promotie van een volgende bijeenkomst. Voor het gebruik van je foto vragen we vooraf toestemming.

Om het programma en de inhoud af te stemmen, kunnen we je contactgegevens delen met andere betrokken sprekers, dagvoorzitters, moderators of entertainers. We delen deze gegevens alleen voor dit doel. Voor de uitvoering van de samenwerking verwerken we ook factuur- en betaalgegevens, zoals je bankrekeningnummer. Ben je zzp’er, dan kunnen we een geldig legitimatiebewijs vragen wanneer we wettelijk verplicht zijn je identiteit te controleren.

Grondslag en bewaartermijn
De verwerking is, afhankelijk van het doel, gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, ene gerechtvaardigd belang van VCCN of, waar nodig, jouw toestemming. We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor financiële en fiscale gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn. Gegevens die relevant zijn voor historische verslaglegging kunnen langer worden bewaard.

Prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïntresseerden
VCCN onderhoudt contacten met personen die interesse hebben in onze vereniging, activiteiten en dienstverlening. Dit kunnen bijvoorbeeld prospects, stakeholders, lobbycontacten en andere geïnteresseerden zijn. We kunnen persoonsgegevens verwerken zoals je naam, functie, organisatie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en relevante werkervaring of expertise. We gebruiken deze gegevens om contact met je te onderhouden, informatie te verstrekken en je te benaderen voor relevante bijeenkomsten, cursussen, commissies of andere activiteiten van VCCN.

We kunnen je gegevens ook gebruiken wanneer iemand binnen ons netwerk zoekt naar bepaalde kennis, expertise of zakelijke contacten. Als we denken dat een contact tussen jou en een relatie van VCCN relevant kan zijn, kunnen we je hiervoor onder de aandacht brengen. We delen je contactgegevens alleen wanneer dit passend is en wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. We sturen je geen e-mailnieuwsbrieven zonder dat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Andere gerichte communicatie kan plaatsvinden wanneer dit past binnen onze verenigingsdoelstellingen en daarvoor een geldige grondslag bestaat. We kunnen contactgegevens ontvangen wanneer je deze zelf met ons deelt, bijvoorbeeld via een visitekaartje, een gesprek, een informatieaanvraag of een netwerkcontact. Ook kunnen we openbare zakelijke contactgegevens gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we via LinkedIn met je in contact komen.

Grondslag en bewaartermijn
We bewaren deze gegevens zolang er een relevante relatie of aanleiding voor contact bestaat. Wanneer die relatie er niet meer is, verwijderen we de gegevens wanneer deze niet meer nodig zijn voor een ander doel of wanneer een wettelijke bewaartermijn geldt.

Relatiebeheer en verenigingsrollen
In ons relatiebeheersysteem kunnen we aan contactpersonen van bedrijfsleden een contactkenmerk koppelen. Dit kenmerk helpt ons om binnen een organisatie de juiste persoon te benaderen, bijvoorbeeld voor het verenigingsmagazine, directiecontact, financiële zaken of HRM. Contactpersonen kunnen ook worden vastgelegd vanwege een rol binnen VCCN. Denk aan voorzitter, secretaris, bestuurslid, commissielid, erelid, docent of een andere statutaire, protocollaire of vrijwillige rol. We kunnen daarbij vastleggen sinds wanneer iemand deze rol vervult of sinds wanneer een organisatie of persoon lid is. Dit is onder meer nodig voor het beheer van statutaire termijnen, jubilea en de verenigingsadministratie. Denk je dat een contactkenmerk of rol niet juist is vastgelegd? Neem dan contact met ons op via info@vccn.nl. We zorgen er dan voor dat onze administratie zo actueel mogelijk blijft.

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

VCCN heeft niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar, tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of voogd. VCCN kan de leeftijd van websitebezoekers niet controleren. We raden ouders en voogden daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Denk je dat VCCN zonder tostemming persoonsgegeven van een minderjarige heeft verzameld? Neem dan contact met ons op via info@vccn.nl. Wij zullen deze gegevens dan verwijderen.

VCCN verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegeven over ras of etnische afkomst, godsdienst, politieke opvattingen, gezondheid, seksuele gerichtheid of leven, vakbondslidmaatschap, strafrechtelijk gedrag, genetische gegevens of biometrische gegevens. Sommige informatie kan indirect iets zeggen over bijvoorbeeld iemands gezondheid of religie. Denk aan dieetwensen, een verzoek om rolstoeltoegankelijkheid of een dyslexieverklaring. Wanneer we dergelijke gegevens nodig hebben om je goed van dienst te kunnen zijn, verwerken we deze alleen wanneer je deze zelf verstrekt of wanneer een derde deze namens jou doorgeeft. We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en bewaren ze niet langer dan strikt noodzakelijk.

Waar mogelijk verstrekken we deze informatie geanonimiseerd aan derden. Als dat niet mogelijk is, delen we alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om het betreffende doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan het doorgeven van een dieetwens aan een cateraar of een noodzakelijke toegankelijkheidswens aan een locatie. Waar voor de verwerking toestemming nodig is, vragen we deze vooraf. In situaties waarin dit wettelijk is toegestaan, kan een andere wettelijke grondslag van toepassing zijn. Na afloop van het betreffende doel verwijderen we de gegevens.

3. Foto- en video-opnamen

Tijdens activiteiten van VCCN kunnen foto- en video-opnamen worden gemaakt. We gebruiken deze bijvoorbeeld voor terugblikken, verslaglegging en persberichten. Ook kunnen we beeldmateriaal bewaren voor historische verslaglegging. Dit kan zowel online als in gedrukte media en op onze eigen socialmediakanalen. Wil je niet herkenbaar in beeld? Spreek de fotograaf of cameraman ter plaatse aan of loop uit beeld.

Heb je vragen over een foto- of video-opname waarop je herkenbaar in beeld bent, wil je dat een foto online wordt verwijderd of denk je dat beeldmateriaal zonder de benodigde toestemming voor promotionele doeleinden wordt gebruikt? Neem dan contact met ons op via info@vccn.nl. VCCN is alleen verantwoordelijk voor foto- en video-opnamen die op onze eigen websites, socialmediakanalen en in onze eigen printmedia worden gepubliceerd.

4. Vergadersoftware

Voor vergaderingen, online bijeenkomsten, afspraken en cursussen kan VCCN gebruikmaken van online vergader- en webinartools. In deze privacy policy noemen we dit ‘sessies’. Tijdens een sessie kunnen we, wanneer dit nodig is voor de organisatie of verslaglegging, opnamen, schermafbeeldingen en chatberichten of exports daarvan maken. We informeren deelnemers wanneer een sessie wordt opgenomen. Deelnemers mogen niet zonder toestemming zelf opnamen, schermafbeeldingen of chatberichten van een sessie maken of persoonsgegevens van andere deelnemers buiten de sessiegroep delen.

Bij deelname aan een online sessie wordt je naam zichtbaar in de online omgeving. Dit is nodig voor identificatie en registratie en kan zichtbaar zijn voor de organisator en andere deelnemers. Deelnemers kunnen tijdens de sessie openbaar of privé met elkaar communiceren. Wil je niet herkenbaar in beeld zijn, dan kun je je camera uitzetten. Let er ook op wanneer je microfoon aan of uit staat. Bij ongewenst gedrag of misbruik kun je dit melden bij de organisator van de sessie of bij VCCN via info@vccn.nl. Wij kunnen dan passende maatregelen nemen.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

VCCN bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor we de gegevens verzamelen. De bewaartermijnen verschillen per categorie en staan bij de betreffende onderdelen van deze privacy policy beschreven. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen we je persoonsgegevens, tenzij we bepaalde gegevens langer moeten of willen bewaren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn vanwege een wettelijke of fiscale verplichting, historische verslaglegging, het vastleggen van besluitvorming, juridische procedures, statistische doeleinden of archivering. In bepaalde situaties kunnen er omstandigheden zijn waardoor VCCN persoonsgegevens langer bewaart. We beoordelen daarbij altijd of dit noodzakelijk en gerechtvaardigd is.

6. Waar bewaren we persoonsgegevens

VCCN maakt gebruik van systemen en diensten van externe partijen voor het verwerken en opslaan van persoonsgegevens. We kiezen deze partijen zorgvuldig en maken waar nodig afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of opgeslagen, zorgen we ervoor dat daarvoor een passende wettelijke grondslag en beschermingsmaatregelen gelden.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

VCCN verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden. We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, voor onze dienstverlening en verenigingsactiviteiten, wanneer we hierover afspraken met je hebben gemaakt of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens VCCN verwerkt, maken we hierover afspraken over de verwerking, beveiliging en vertrouwelijkheid van deze gegevens. Waar nodig sluiten we hiervoor een verwerkersovereenkomst. VCCN blijft verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die we aan deze partijen verstrekken.

We kunnen gebruikmaken van externe partijen voor onder meer:

onze financiële en algemene administratie;
ons relatiebeheersysteem;
het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
het printen van badges;
het innen van onbetaalde facturen;
werving en selectie;
redactie, vormgeving, druk en verspreiding van onze gedrukte media;
het versturen van felicitaties;
evenementen, excursies en andere activiteiten, wanneer dit noodzakelijk is;
postmailingen;
docentenbijeenkomsten, waaronder accomodaties, activiteiten en reisogranisaties;
onze ICT-infrastructuur;
andere incidentele werkzaamheden die nodig zijn voor onze dienstverlening en verenigingsactiviteiten.

Daarnaast kunnen bepaalde partijen persoonsgegevens inzien wanneer dit noodzakelijk is voor hun wettelijke of controlerende taak. Denk bijvoorbeeld aan een accountant die gegevens nodig heeft voor een accountantscontrole. Ook kunnen politie, justitie of andere bevoegde overheidsinstanties persoonsgegevens bij ons opvragen wanneer zij daar wettelijk toe bevoegd zijn. VCCN verstrekt persoonsgegevens niet aan andere partijen voor hun eigen doeleinden, tenzij dit wettelijk is toegestaan of je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Onze vrijwilligers, docenten en commissieleden die in het kader van hun werkzaamheden persoonsgegevens verwerken, beschouwen we niet als externe partijen. Ook voor hen gelden afspraken over vertrouwelijkheid en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

8. Financiële zaken en -afwikkeling

Omdat VCCN voornamelijk op factuur werkt, kunnen we in bepaalde situaties je kredietwaardigheid laten beoordelen. Hiervoor kunnen we een externe partij inschakelen. Persoonsgegevens worden daarbij alleen gebruikt voor het kredietonderzoek. Als een factuur niet op tijd wordt betaald, kunnen we je per e-mail, telefoon of post benaderen. Als betaling uitblijft, kunnen we de noodzakelijke persoonsgegevens delen met een incassobureau, deurwaarder, jurist of advocaat om de betaling te innen. Bij een geschil over een factuur, product of dienst kan VCCN een jurist of advocaat inschakelen voor advies, correspondentie, onderhandelingen of juridische procedures. VCCN kan persoonsgegevens ook verwerken om fraude te voorkomen, te onderzoeken en tegen te gaan. Wanneer dit noodzakelijk is, kunnen we persoonsgegevens delen met bevoegde overheidsinstanties.

9. Alle gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je, afhankelijk van de situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens of je toestemming voor een verwerking intrekken. Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat je ons kunt vragen om de persoonsgegevens die wij van je hebben in een computerbestand aan jou of aan een door jou aangewezen organisatie te verstrekken. Een verzoek om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen kun je indienen via info@vccn.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen we vragen om een kopie van je identiteitsbewijs. Als we dit doen, vragen we je om je pasfoto, paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) in deze kopie onzichtbaar te maken.

VCCN reageert zo snel mogelijk op je verzoek en uiterlijk binnen één maand. In uitzonderlijke situaties kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat nodig is, informeren we je hierover.

Heb je een klacht over de manier waarop VCCN met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@vccn.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Hoe wij je persoonsgegevens beveiligen

VCCN neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij nemen we onder meer de volgende maatregelen:

Personen die namens VCCN toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.
Onze medewerkers, docenten en actieve leden worden geïnformeerd over het belang van privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
We werken zoveel mogelijk papierloos. Persoonsgegevens die op papier staan, bewaren we veilig en vernietigen we zodra deze niet meer nodig zijn.
We beperken het gebruik van externe gegevensdragers voor het opslaan van persoonsgegevens.
We anonimiseren persoonsgegevens waar mogelijk en versleutelen gegevens wanneer dit nodig is.
Onze ICT-omgeving is beveiligd met passende technische maatregelen, zoals toegangsbeveiliging, beveiligingssoftware en waar nodig meervoudige authenticatie.
We maken back-ups om persoonsgegevens bij technische of fysieke incidenten te kunnen herstellen.
We zorgen voor een beveiligde verbinding bij het verzenden van persoonsgegevens.

We evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze waar nodig aan.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele beveiliging volledig uitsluiten dat persoonsgegevens verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt. Denk je dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of vermoed je dat er sprake is van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@vccn.nl.

11. Aanpassen Privacy Policy

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. Dit is versie 2.0 d.d. 15 oktober 2026.